En kommunikativ organisation för framtiden

Karin Svenner arbetar som kommunikationsansvarig på förvaltningen för inköp och upphandling i Göteborgs Stad. Göteborgs policy for kommunikation slår fast att de ska vara kommunikativ organisation, och Karins uppdrag är att driva utvecklingen på sin förvaltning i riktning mot målet till år 2026

Så vad är en kommunikativ organisation? Forskare på institutionen för strategisk kommunikation på Lunds universitet har tagit fram en mastig definition, Karin tipsar om en behändigare variant:

”I en kommunikativ organisation har alla medarbetare kommunikativ kompetens och tar sitt kommunikativa ansvar.” 

– Visst, det är en ytterligare en grej att lära sig och tänka på i en vardag med förkylningar och mejlkorgar som svämmar över. Men jag är övertygad om att vi tar oss igenom den regniga tisdagen på ett bättre sätt i en kommunikativ organisation, säger Karin.

Dålig kommunikation kostar 

Mats Heide och hans kollegor på Lunds universitet som forskat på ämnet fastslår att för att en organisation ska bli kommunikativ så behöver kommunikation som gebit, och de som jobbar med kommunikation få en annan roll och status i verksamheten. Därtill behöver organisationen jobba såväl praktiskt som strategiskt med kommunikation på alla nivåer. Medarbetarna behöver både förstå sitt kommunikativa uppdrag och veta hur de ska agera i praktiken med språk- och bildhantering. Det kan vara så enkelt som hur man bjuder in till möten eller kommunicerar bättre via mejl: hur man skriver en bra ämnesrad, delar upp texten i stycken och vilken information som kan strykas.

– På vår förvaltning är vi drygt nittio personer och två av oss jobbar med kommunikation på heltid. Vi får ut den största effekten av vår kompetens genom att skickliggöra våra kollegor.  Det är de som är de viktiga kommunikatörerna på förvaltningen. För att kommunikation ska prioriteras behöver den övriga organisationen se och förstå effekten av kommunikation. Inte minst att dålig kommunikation kostar pengar.

– Här behöver vi som jobbar med kommunikation vara lite smarta och visa att relativt små insatser skapar stor nytta. I vår organisation har vi exempel där bristande kommunikation mellan oss, leverantör och beställare genererat missförstånd, merarbete och frustration.

Det finns också en ny norsk studie som visar att en investerad krona i klarspråk ger minst 1,3 till 4 kronor tillbaka i lönsamhet. Så bra kommunikation lönar sig.

Mer är inte alltid bättre 

Ju mer vi kan om ett ämne, desto svårare är det att vara tydlig i samtal med människor som inte är lika insatta i vårt fackområde. För att kunna prioritera de viktigaste budskapen behöver den som är expert lära känna målgruppen, fråga dem vad de behöver veta och lyssna in. Den som är expert pratar gärna i abstraktioner och den som inte förstår vill ha exempel och berättelser. Karin berättar att de på hennes arbetsplats just nu slänger sig med ordet ”prissäkringsportfölj”. För att hänga med i resonemangen behöver mottagaren en hel del förkunskap vilket inte är självklart för avsändaren att tänka på.

– Vi lever i en samtid med informationsöverflöd där det är viktigare än någonsin att målgruppsanpassa våra budskap. Om vi inte stannar upp och tänker efter tenderar vi att försöka lösa informationsproblem med mer information – och gärna i en ny kanal.

Utan tillit ingen demokrati 

För en offentlig organisation är medborgarnas förtroende den yttersta valutan. Kommunikation som av olika anledningar inte fungerar för medborgaren riskerar att urholka tilliten till de demokratiska funktionerna, oavsett om det handlar om kommunikationen ska till eller från medborgaren. Det kan få ödesdigra konsekvenser i en krissituation.

– Om hinken inte är full med fakta så fyller vi den med skvaller och fantasier. Fråga valfri skolelev i lågstadiet vad de tror att lärarna gör i lärarrummet.

Läs mer 

Mats Heide, Charlotte Simonsson med flera på institutionen för strategisk kommunikation på Lunds universitet har gjort en forskningsstudie som heter Den kommunikativa organisationen som du kan ladda ner och läsa här.